摘 要：档案管理是事业单位财务部门在专项资金管理层面上经常忽视的一个环节。现代社会仍然有许多事业单位在该部门的人员匹配和技术手段更新上不够合理、先进，产生一些会对公众利益造成危害的专项资金使用方面的问题。文章开头首先剖析了档案管理在现今环境下的某些弊端，紧接着给出了相应的解决措施，并附上了几点个人建议。
关键词：事业单位;专项资金;档案管理
经济社会发展使得事业单位在为公众服务中会产生更多的资金支出，并且能够从政府得到更多的专项拨款资金。但对于一部分事业单位来说，管理机制陈旧、与时代脱节、监管机制不力甚至管理层人员自身对于专项资金的档案管理职能不明确等现象，都会对专项资金的使用方式和流动去向的监管造成一定的阻力。明确档案管理在资金使用中的重要性，就需要事业单位财务部门在资金管理的各个环节进行反思和改进，并合理运用现代科技手段，提升审计与管理部门的联动程度，提高管理人员自身的思想道德水平。
1 浅析该类型管理在实际运用中凸显的问题
1.1 档案管理较为落后
在一些跨国贸易企业集团或管理措施较为尖端的事业单位内部，“互联网”“计算机科学”“大数据”“云端”“AI”等智能科技与财务管理部门日常的资金流动核算和预算过程已经有较为紧密的联系[1]。但在我国一部分的事业单位中，对于专项资金的档案管理仍然停留在传统模式，甚至仍然采用人工清算、纸质化工作。这类型的档案管理模式不仅不利于人力资源系统的配置，还与绿色环保的可持续发展原则有所出入，并且在提升工作效率和完善专项资金的监管、安全等方面也有所阻碍。
1.2 监管制度不完善，监管标准不明确
在部分事业单位的档案管理中，档案管理通常被管理层认为是“闲职”“可有可无的部门”，因此在实际管理部门的人员安排中多数为“离退”人员，其年龄普遍偏高且学习能力普遍偏低，对于外界的新兴事物和信息传导手段等科技的接受程度较低。
其次，在监管方面，管理系统较为落后的事业单位通常配备的监管设备也较为原始、落后，在资金的流動等方面无法及时备案并且将变动信息存入信息库。在对专项资金的档案管理时，由于没有先进的科技辅助手段，往往采用人工监管库存的方式进行工作，这种工作产生大量人工工作的同时还无法保障每个项目资金核算的正确性及有效性，仍然采用人工签字或比对数字、项目等方式，无法对居心不良的人进行有效的监管，常常让其钻了制度不完善的空子，对专项资金的利用进行偏差化吞噬，对国家财产造成损失。
从监管层面来说，只有一个监管主体的现象较为片面化，无法根据实际情况给出更为全面的应对措施，也无法及时向管理系统进行信息变动的反馈，甚至在一些事业单位内部的档案管理部门被侵蚀、被操纵，无法起到一个正常的资金档案管理的监管作用[2]。
1.3 无法充分发挥专项资金功能
在实际的专项资金使用中，因为监管制度和信息处理制度的落后，在使用前无法对资金的来源和去向以及使用目的进行明确，造成在使用中，档案管理人员无法判断该项资金是否被正确使用。而一些事业单位制度的疏忽也会造成在专项资金入库之前就被员工“人情化”调动，并且采用“打白条”的方式进行资金调动[3]。这种类似的细节和小动作会造成每一笔专项资金的流动信息无法归置入库，无法在后台系统中流下痕迹，会很大程度的造成“挪用专项资金私用”“专项资金用错方向”等事故的出现，而在事故发生后，由于制度的不完善，档案管理人员无法追责到人头，无法落实资金到岗位，产生账目出现错误，并且在专项资金的使用上无法有效提升其服务公众的功能，无法最大化发挥其功能和达到收益目标。
2 应对措施和个人建议
2.1 提高信息管理技术与档案管理联动程度
新兴科技与事业单位内部的资金管理系统相互结合和共同发展是未来经济社会的必然趋势。引入新型的管理系统，对每个档案管理人员进行人脸识别录入和实际背景记录，以及明确其在日常工作中对于每一笔资金的调入和使用以及存入的过程都是十分有利的。在人才的选拔和培养上，事业单位人力管理系统应当根据实际情况进行管理人员的指向性选拔，选择学历高、技术性强、学习能力强的中青年职员，加强其在档案管理上的安全意识，对其进行完善的档案管理入职培训，并且鼓励其将自身在管理方面的新思考、创新方式和技术操作等技能主动传授给在职老员工，实行整个管理系统内部“新带老”的和谐学习氛围，为企业内部文化加深凝聚力的同时还提升了老员工主动学习的积极性和创造能力。
在实际管理系统的操作中，管理人员应当尤其注意保障系统的安全，并且要有“备份”和“防范”意识，在结合科技手段提高工作效率的同时也要有纸质账本的记录习惯，防止意外事故发生时“死无对证”。管理层面应当提升对保障档案安全的信息化系统的成本投入，为其日常养护、维修、更新换代和知识技术人员培养等方面投入更多的资金进行科技管理能力的提升，增强各个事业单位在信息交互和信息即时反馈以及信息透明化和信息机密化管理的水平，要求其能够在主动对信息进行保存和安全锁定的同时也要增强档案随时被抽取使用的灵活性。
2.2 完善监管机制
在对监管人员的培养上，管理层应当借助新型科技手段对其进行实名制管理，并且对于员工日常工作的偏好和行为进行数据化分析并备份留存。完善整个监管系统每一个环节的制度，并且明确档案管理人员在工作时的职能，确保落实到岗，在调取每个资金档案时能够追查到具体的管理员工信息。
监管部门应当完善数据管理系统，利用“互联网”“数据模型”等方式有效观察专项资金的变动情况，通过其全天候的监测数据进行信息的及时传导和回馈分析，对专项资金的信息动态掌握必须落实到每一个档案管理人员的岗位职能准则中。加强档案管理人员在资金审核和使用过程中的参与程度，确保其了解自身是为何种流程和目标所工作，加强交叉岗位学习，加强管理人员和审计部门的沟通交流，使两者在专项资金的合力监管程度上有效提升深度、高度、准确度[4]。
2.3 明确服务功能及管理职责
事业单位应该减少监管人员的“外化”，将其权力下放，并且派遣其进行资金流动、生产一线的实践考察，让专项资金正确使用的重要性在其脑海有所印象，提升其思想水平的同时培养其主动加强档案管理的安全性、管理方式的创新性。管理部门则应当对档案管理职员、监管人员进行更为系统化的思想道德培养，明确向其传达违规使用专项资金的追责条例，并将管理目标和服务宗旨明确覆盖整个事业单位的内部文化中。促进管理层人员主动对专项资金的档案管理进行流程学习，确保其在思想上的正确性，从而对制定和完善措施有所帮助，并确保措施条例的正确性和规范化。
3 结束语
完善专项资金管理制度，应当从管理部门领导者本身的思想水平上进行改变和端正，要求其提高对专项资金档案管理的重视程度，并且主动积极的学习现代信息化平台的使用模式和合理运用科技手段加强对制度的完善。只有由上到下的思想态度被端正，档案管理部门和审计部门的联结和交叉学习的程度才能被提高，才能有效促使管理人员对于管理方式的主动创新，对于新兴科技的主动学习，才能保证专项资金在社会公众服务方面能够得到最大化的收益。
参考文献
[1]杨淑珠.事业单位财务档案管理探讨[J].改革与开放，2014（6）：95-96.
[2]沈超.新常态下事业单位财务档案管理思考[J].东方企业文化，2015（23）：451.
[3]朱兴华.关于加强事业单位财务管理问题的探讨[J].科学技术创新，2016（27）：298-298.
[4]杨晓旭.广播电视行业内部财务管理存在的问题及对策研究——基于内部审计的视角[J].现代视听，2018（10）：79-81.