[摘要] 伴随着计算机技术、通信技术及互联网技术的快速发展，事业单位档案管理原有的模式已经不能适应新形势下发展的需要。把原来的纸质档案进行重新分组与加工，用现在的新技术重新整合并实行数字化存档是大势所趋，在很大程度上将会给实行新型档案管理模式的单位节约很多的人力、物力。那么如何做好纸质档案向数字档案的合理转换、更替，将是重中之重。该文分析了影响事业单位数字档案管理的12点问题，并提出为加强档案化管理的相关措施。
[关键词] 事业单位；档案管理；数字化；标准化；整合；建议
[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）10（b）-0176-03
[Abstract] With the rapid development of computer technology， communication and internet technology， the primary model of file management in the institutions has not adapted to the demand of the development under the new situation.which can save many human resources and material resources to the largest extent. How to do well in the rational change and replacement of paper files to the digital files is the most important issue. Doing well in this job is of great importance to maintaining the social stability and harmonious development.
[Key words] Institution； File management； Digital； Standardized； Integration； Suggestion
伴随着社会科学技术的快速发展，社会各业都已经步入了“互联网+”的时代，如何充分利用数字网络新技术来提升、改造原来传统的事业机构档案管理模式，是摆在各事业单位面前的重要课题。信息化、数字化能够快速、准确处理事业机构各单位档案管理工作，是完善各事业单位档案管理工作的有效办法[1]。如果能够及时把信息化、数字化等先进技术合理地引入到事业单位机构档案的管理任务当中，并把此项工作合理结合员工职业素养提升、系统基础工作等工作环节，那么，便能够在快速创建信息化、数字化的同时，促进事业单位档案管理工作的创新、改进和提升[2]。由此可以明确看出加快档案信息化、数字化建设，完善事业单位档案管理系统和人员信息管理系统，将是今后很长一段时间内事业单位档案管理的一个重要手段和发展目标。
1 档案管理数字化替代传统档案管理的必然性
档案数字化管理能使资料及时归档，并能保证快速、准确的提供利用，是对干部人事档案管理工作传统管理办法的一次创新，能够快速实现档案和档案材料收集、整理、鉴别、保管、转递、统计、查阅等日常化工作，并可利用单位系统专网来对工作人员档案实行网上浏览和远程查借阅[3]。以组织部门为例，干部的提拔、任用都需要准确详细的档案存储信息。而采用档案数字化管理后，便可以及时获取详细、准确的信息数据，帮助领导层迅速制定相应的决策。
在如今，伴随着科技的迅猛发展，数字、网络技术将会逐渐普及于档案资料管理之中。数字、网络技术的使用，便于较好地实现档案数字化管理，不会因为各种原因而影响对档案资料的管理和应用。还可以提升档案的实时调用率，得益于数字化档案的科学排序与分组，使用者能够在较短的时段内找出目标档案[4]。同时，档案数字化管理使事业单位相关科室查询档案资料变得非常容易，能够实现足不出户便可知晓相关信息。在信息的超时空流动年代，让单位与单位，部门与部门，人与人之间的交流与管理变得简单、快捷。在过去，各事业单位一直使用粗放型档案管理模式。这就需要增加大量办公人员和费用来解决这一难题，这就大大提高了单位管理成本。数字化档案管理，则大量节约了人力成本，占地空间和纸张消耗，减少了单位成本投入。查阅相关资料更是变得方便迅捷，避免了各种浪费现象的发生。
另外，档案数字化管理更能有效防止档案资料丢失，毁坏，还能有效防止纸质外表的数据信息模糊或消失。而数字档案则不会出现这一问题。但是，我们也应该要认识到，档案数字化管理并非是一蹴而就、一帆风顺的，而是在发展中逐渐完善起来的。鉴于以上所述，事业单位档案数字化管理将很快全面展开[5]。传统管理方式将很快被淘汰、更新。
2 影响事业单位数字档案管理的几点问题
档案管理属于当前各事业机构一项基本的管理任务，事业机构多方面的数据、资料存档以及对相关信息的合理加工，归纳与保存都起着至关重要的作用。当前，事业单位档案管理的过程中出现了很多问题，给档案管理工作带来了一定的影响和损失[6]。比如经常碰到的问题有以下几个方面。
①部分事业单位档案工作目标尚不明确，档案管理具体工作无法达到标准化、制度化以及合理化。不少事业机构档案管理相应的职能作用弱化了。
②档案工作人员的能力和素质与档案数字化管理要求还存在很大的差距。在这种情况下就会导致事业单位档案管理工作长时间处于低层次发展阶段。
③相关事业单位档案工作管理难以提供有效的物质、技术以及管理系統支持，无法有效获得互联网、信息技术等方面的有效支撑，使档案数字化管理难以发挥最大的职能效用.
④如今网络应用已经变得非常普遍，互联网共享、开放、和自由的特性，在给广大档案管理用户带来便捷服务的同时也带来不少安全隐患。档案管理工作的数字化在实际应用中存在着一定的薄弱环节，电子政务档案在经由互联网大量的传递、发布、浏览过程中，会被很多人看到和掌握，这样难免就会出现人为破坏、修改、删除等问题，如果处理不当，将会给事业单位数字档案管理工作带来麻烦[7]。
3 加强事业单位数字化档案管理的相关措施
如上所述，档案管理数字化在逐渐普及的过程中，虽然能给使用单位带来很大的便利，但要实现平稳过渡，有很多问题还需要积极面对和解决。为了更好地处理好这些存在的矛盾，还需要做好以下几点。
3.1 事业单位档案管理要明确目标和方向
随着社会的发展和形势的需要，事业机构档案管理工作， 需要做到规范化与现代化，要跟上互联网发展的步伐。这就需要把数字化作为发展出路。随着高新科技，网络技术的快速发展，把数字化管理技术应用到当前档案管理工作中，已经成为当前事业机构档案工作的目标与任务[8]。采用数字化管理后，事业单位档案管理工作便会变得更加准确、便捷，才能实现快速为事业机构、群众及社会多角度服务的需要.
3.2 事业机构数字化管理的理念急需转变
事业单位在自身发展过程中，随着计算机信息技术的应用普及，单位中从事档案工作的相关人员需要培养，要快速建立档案数字化观念，要学会善于利用数字网络提供的采集系统机动快速完成对原有档案材料的数字化批量采集处理、整理。要提高对单位原有干部档案及材料的收集、整理、统计、查阅等相关业务能力[9]。利用实际工作，学习新的数字管理理念，研究制定出有效的改善措施，从而在改革过程中充分发挥出数字化档案的最大功效。
3.3 事业机构档案从业人员整体素质与技能还要提高
广大事业机构档案工作的发展是否顺利除了具体单位及上级领导的重视，更依赖于从事单位具体档案管理工作的人员整体素质与技能是否良好。
这就要求当前具体事业机构档案管理工作单位，要积极鼓励从事档案工作管理的人员深入学习数字档案管理技能，并开展相应的培训或外出学习来提高本单位从事机构档案管理人员的整体素养和专业技能[10]。只有这样才能快速适应新形势下社会发展对档案工作的要求。使事业机构的档案管理工作能够为社会带来更为快捷、准确、方便的服务。
从事事业机构档案管理的具体工作者要紧紧把握这次高新科技创新带来的机会，在个人的具体岗位上充分发挥自身独到的优势，并严格按照科学的理论与操作方式来全面提升自己的管理，操作技能，为全面推进档案数字化工作的顺利开展贡献个人最大的力量。
3.4 进一步完善事业机构数字管理机制体系
数字档案在高速发展的同时，为使用单位提供了便捷的服务。满足了事业机构相关单位在日常工作中的需要。但另一方面也同时发现了一些问题。比如，由于具体操作失误、泄密等原因，就会发生单位数字档案会被别人随意访问、破坏也有可能发生病毒感染或者资料丢失等意外情况，使电子档案的科学化、规范化管理收到了严重制约。如何做好以上问题的防范与解决需要做好以下几个方面。
①做好数字档案管理体系标准化建设。随着电子档案使用的逐渐增多，档案管理部门在电子档案开发使用过程中要充分考虑到电子档案可能会出现的以上问题。要制定电子档案管理体系、管理流程，并建立、健全、统一、规范的数字档案管理标准，要做到电子档案管理流程细化，严格要求工作人员遵守工作职责，严格执行操作方法，严明工作纪律，要充分明确并掌握数字档案管理中的技术难点，保证事业机构电子档案的规范化、标准化与科学化建设落到实处[11]。
②加强数字档案技术管理手段。提前做好数字档案的接收、存储、鉴定、应用等环节的防范工作.有效避免人为破坏、病毒攻击、意外丢失等意外发生。为了在意外发生时有补救办法，要提前做好数字档案备份工作。可以做到”两条线”并存，即纸质档案与电子档案可以同时做好储存，来降低档案存储的风险。
③要建立健全相应的数字档案管理法规。用完善的法律法规来约束不法破坏行为，可以对现行档案法中数字档案管理的有关条款进行一定的修改并在此基础上进行相应的完善，为数字档案管理创造一个安全和谐的外围环境。减少档案管理者的压力，促进数字档案健康快速的成长与发展。
④针对各事业机构数字档案存储过程中已经或可能出现的问题，相关部门或单位要提前做好防范工作。要随时邀请计算机公司或者从事数字档案管理这一领域的工程技术人员定期或不定期地对本单位档案管理人员进行理论培训，并结合实际需要进行业务指导，快速提高本单位数字档案从业人员的工作水平[12]。此外，要保证电子系统运行的稳定性，同时要设置相关的防范病毒侵入系统，保证单位数字系统的日常运行安全。具体机构或者单位负责人要加强对硬件设施的维护与投资力度，要根据专家要求选用合适的硬盘来确保数字档案存储的安全。有力地推动单位数字档案的安全运行，促进各事业机构单位的安全，快速发展。
4 结语
数字档案管理水平对于如实反映社会信息、铭刻历史发展具有十分重要的意义。它能够保证国家文献系统的保存完整。对于整个人类社会、单位以及个人的真实存在与发展都有着非常重要的现实意义。尤其是在当前“大众创业、万众创新”，社会日新月异，快速发展的社会，事业单位档案管理数字化建设必将为促进人类社会的和谐发展发挥越来越大的作用。
[参考文献]
[1] 杨大鹏，丁静.论电子文件迅速发展带来的档案管理模式变革[J].山东档案，2015（4）：13-15.
[2] 张红艳.数字化档案管理的应用现状及未来发展解析[J].办公室业务，2015（3）：43.
[3] 李艳.浅谈档案管理现代化与信息化[J].中国管理信息化，2016（14）：178.
[4] 张松令.新时期档案的数字化管理[J].2016年第一届财富论坛论文集，今日财富论坛，2016.
[5] 孙文兴.浅析事业单位档案的数字化管理[J].档案管理，2014， 23（2）：216-218.
[6] 王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报：自然科学版，2014（2）：164-165.
[7] 季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛，2016（15）：209-210.
[8] 徐梅，韩吉红.浅谈档案数字化管理的应用[J].办公室业务，2016（3）：132-133.
[9] 张英奎，王飛，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报：社会科学版，2014（3）：32-36.
[10] 汤玉燕.事业单位档案的数字化管理[J].城建档案，2015（2）：125-126.
[11] 吴丽丽.试论新时期事业单位档案的数字化管理[J].长江丛刊，2015（12）：115-116.
[12] 赵小曼.加强人事档案管理的几点思考[J].武汉建筑，2014， 17（11）：138-139.
（收稿日期：2018-07-19）