中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2015）05-000-01
摘 要 企业档案管理一直是企业管理中的重头戏。近年来，随着计算机技术的快速发展，有很多先进技术都应用到了企业管理当中，提升了档案管理的质量和效率。但是，由于我国很多企业档案管理存在的普遍问题，档案管理工作中的不足还没有被彻底弥补。本文就档案管理的现状和改进措施，做了深入的分析与探讨。
关键词 档案管理 现状 对策 思考
前言：我国企业目前在档案管理工作中的问题还较为明显，如何采取措施切实、有效的解决问题，是当前所有企业领导和管理人员重视的话题。笔者从事相关工作，对此有着较为深刻的经验，就档案管理的现状和改进措施，谈谈自身一些看法。
一、当前我国企业档案管理的现状和问题研究
（一）缺乏人事档案的知情权
近年来，由于人事档案的不透明、知情权不落实而造成的问题越来越多。有的因原单位在当事人的人事档案中记录了不实之词，甚至塞进了缺乏事实根据的材料，造成了对当事人的伤害；有的因长期无法了解个人档案致使档案丢失而无从知晓。因此，由人事档案丢失而引发的纠纷、诉讼频频出现。
（二）传统的手工管理制约了人事档案的质量与效率
人事档案多年来采用传统的十大分类制，一份材料归属什么种类常常存在许多主观因素。近年来，虽然采用了计算机进行辅助管理，但也只是采用电脑进行目录录入，并没有带来管理方法质的飞跃，造成人事档案管理效率低。
（三）人事档案收集缺乏力度、材料质量差的问题普遍存在
首先是收集归档的工作制度不健全，执行不严格。少数管档部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则，内容不具体、不全面。其次是收集归档的材料不全面、不准确。特别是交给人才交流中心代管的人事档案，职工考核材料、人员鉴定材料和反映个人能力水平的材料等，不能及时收集入个人档案中。
（四）缺少有效的检查、监督机制
由于没有定期检查，使人事档案管理有空可钻，新增加材料的待续性出现断裂现象；部分人员档案材料遗失；一些单位趁人员调动把未整理的人事档案顺水推舟移交出去，推卸责任。
二、改变档案管理现状的几点对策
（一）要具备现代化的观念
计算机和信息技术的快速发展，已经和正在档案管理工作产生划时代的巨大影响。随着机关、企业单位办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳入档案管理。在这种形势下，不采用先进的现代化的信息处理和收集技术对档案进行整理和保管，就不可能尽快开发其中的宝藏。这种形势对档案工作者来说是一个严峻的挑战，首先要了解纸张档案与电子文件信息的对称问题；其次要了解电子文件与纸张文件一致性的问题，电子文件就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上根本看不出来。档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是档案管理步入现代化的第一步。
（二）要有适应时代发展的内部管理
对于各级档案部门来说，采用科学的管理手段，为实现档案管理的现代化打下基础是非常必要的。我们可以运用系统理论在档案管理系统内建立近期和长远的管理目标责任制，向更高的效率、更大的效果和更优的目标迈进，逐步实现对档案的最佳管理；可以运用分工和协作理论在整体规划下明确分工，将不同知识结构、不同业务水平和工作能力的档案管理人员实现最优化的分工，并使这种分工既充分调动每个人员的积极性，又使全体人员服从于一个整体规划和工作目标。
（三）要进行人事档案管理模式的变革
市场经济的建立产生了多种经济组织形式，人事管理变成了一种社会化的管理。传统模式在过去起到了重要作用，在今天也还有它一定的适用范围，但不应成为唯一的模式。对于那些企事业单位职工、教师及流动人员的值得保密的东西不多的档案，可以逐步进行社会化、开放式管理。把那些人事档案利用计算机纳入资源管理，更好地为社会服务。
（四）要有先进的设备和技术
目前就大多数档案馆（室）特别是基层档案馆（室）来说，先进设备不可能引进，因此，我们一方面要不失时机地争取相关部门的支持，力争改变我们设备条件，同时也应不失时机地培养人才，使现有的设备尽可能地与自己的馆藏实际相结合，在档案管理和提供使用中发挥作用。这方面重要任务一是充分利用现有设备，使之充分发挥效用，总结经验，培养人才。二是在整理、编目等基础工作的标准化上多下功夫，为进一步引进设备创造条件。三是对电子文件归档工作着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时应从本单位的实际情况出发，在保管条件，翻拍复印、装订等方面的现代化需要新的知识和新的技术手段。现有的立卷人员尚不能适应工作的需要，要通过组织培训及业务学习等，尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能。
参考文献：
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