[摘 要] 现阶段对档案信息化的要求不断提高，信息化档案管理也随之问世。从传统的档案管理向信息化档案管理转变已是大势所趋。随着档案信息化建设的不断深入，作为整体信息化建设中的重要组成部分，也受到来自社会各界的重视。如何有效加强档案信息化建设，使档案管理工作在改革发展的过程中发挥其应有的作用，已成为当下时代的强烈改革要求。
[关键词] 档案信息化；建设；障碍；侧重点
1、档案信息化建设的障碍
1.1电子文件的不安全性。电子文件及电子数据具有许多传统纸质文件无法比拟的优点，包括操作便捷、传递迅速及占用空间小等。但电子文件也存在不安全性的弊端，如对硬件设备的过度依赖，不能直接进行解读，数据容易丢失，容易遭到病毒侵害等，这些都给档案信息化建设的安全性及长期保存带来了极大的威胁。
1.2电子文件归档困难。电子文件归档的困难主要是因档案管理系统与办公自动化系统冲突引起的。通俗地讲，目前很多企业都已安装了办公室自动化系统，但这些系统基本由相关主管部门自行设计和安装的软件，但各单位的档案管理系统则是由档案行政管理部门统一安装的标准化现代管理软件，有着现代化管理软件所具有的标准化、规范化及资源共享化特点。这就造成了两套系统的冲突和不兼容现象，档案管理系统难以对办公室自动化系统形成的相关档案数据进行完整的解读和转化，最终不能顺利实现电子档案的归档，成为档案信息化建设的一大障碍。
1.3档案信息的低利用率。尽管办公自动化系统已在我国推行数年，但使用者的电子文件管理意识淡薄，亟待加强和提高。依然处于全部人工化状态的传统档案管理模式仍大行其道，现代化技术手段的应用也只局限于简单的文字录入和编辑，造成现代化高科技的一种浪费。另外，管理人员和工作人员只把眼光投在现有的有限的档案资源上，完全没有看到网络传播的资源共享背后的浩瀚的信息库，造成了人力物力及高科技没有得到有效开发的双重浪费。
造成上述问题的原因主要有三个：（1）没有可供信息交流分享的网络平台，部门间没有形成统一的信息管理系统和信息共享的机制；（2）企业内部各系统之间相互分立，缺乏内部之间的信息交流和共享，档案信息化管理意识不强；（3）缺乏相对完善的档案管理制度，安全措施不到位，存在信息安全隐患。
2、档案信息化建设的重点
2.1完善信息管理系统，实现资源高度共享。在日常的行政管理和企业经营活动中，每天都有大量的档案信息产生并需要进行及时录入和保管，因此在对系统建设的过程中，要着重加强在双服务、高速扫描仪集中扫描、光盘磁带双备份等方面的建设。另外，为最大限度地提高信息利用率，还要建立完整的档案信息查询系统，通过计算机终端及信息的网络传输，真正实现档案资源共享。
2.2加强专职队伍建设，提到管理专业化水平。档案管理由传统的人工化管理向现代的智能化管理转变已成为一种时代的必然，这一转变也对管理人员提出了相应的要求，一方面，要求档案管理者具有较强的信息化信息处理能力及较强的分析能力，精确把握一些专业性较强的档案信息；另一方面，要求管理者树立现代化管理服务意识，能够快速有效为用户提供其所需的档案信息。因此，相关部门要加强对档案管理人员的专业化培训，提高信息化档案管理意识，尽快适应传统档案管理向信息化档案管理的发展的趋势。
2.3实现办公系统和档案管理系统共荣。针对办公室自动化系统和信息化档案管理系统不兼容的问题，应在档案查询系统中加入各办公室等二级单位的查询功能，实现与现有不同系统间的无缝集成，实现内部的资源共享。针对传统纸质档案与信息化档案保存的问题，应建立文本档案与电子档案之间的“通道”，即将档案以文本形式和映像形式进行双备份保存并制定科学的、完善的、行之有效的档案管理制度。对存有电子档案的设备或介质要进行专人管理，以避免电子档案因温度、湿度等客观因素引起的文件丢失，造成不必要的损失。对一些机密性较高的档案，可设置多极查询权限或采取密码管理、防火墙等多种安保保护，有效保证档案信息的安全性，避免系统及系统内的档案数据遭到非法侵害或修改。
3、文化价值的开发与创新
3.1不断丰富档案资源。档案馆在对企业内部各单位部门的档案信息进行整理归档时，不仅要要做好常规的档案信息归档，还要对有关发展史的资料及重大纪念性活动档案信息的搜集、整理和归档工作。不断加强发展史文献的征集，从档案信息化建设的全局出发，进行统一规划，常抓不懈，并在具体的工作中真正做到以下四个必须：（1）必须要有针对性。发展史文献的征集工作要以历任领导、专家学者及社会名流的文献征集为主；（2）必须保持日常工作经常性。定期或不定期地以采访历任领导、专家学者及社会名流等方式进行文献征集；（3）必须要有特定性，抓住重大活动、老人聚会等好的时机进行文献征集，同时要注意搜集各种有关的媒体报道；（4）必须要有交互性。档案工作人员既要做好日常的档案相关工作，同时也要具有文博意识，要时刻关注企业重大活动、重要会议或是重大建设等即时动态，真正做到常规归档和即时归档的结合。当不能依据传统的归档理论对某些机密性文件或重要实物进行传统式归档处理时，要及时地对其作交互式收集。
3.2全面提高服务质量。档案相关管理部门要积极参与到档案文化建设中去，把档案文化建设作为工作的目标之一，树立创新工作理念，不断加强档案的管理质量和工作规范，真正实现档案管理的规范化、制度化，增强管理服务意识，转变旧有管理模式和落后的管理理念。换句话说，档案工作人员在行使其基本职责，对档案资源进行护理、保管的同时，还要不断研究、开发现有档案资源的文化价值。包括兼职档案员在内的所有工作人员，必须树立大局观和全局观，增强责任意识和参与意识，将档案的历史价值与现实结合起来，努力打造属于本校的文化特色，不断找寻档案信息化建设与档案文化建设之间的切入点和结合点，不断开发档案学术及文化资源的价值。在具有开发档案学术及文化资源的实际过程中，突出引导性、体现生活性及强调特色性，不断继承和发扬传统的求真务实精神，形成具有鲜明时代性的文化特色。
参考文献：
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[2]马仁杰/谢诗艺：档案文化的理论解读和建设探索[J].档案学研究，2013（02）.
[3]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（01）.
作者简介：杨 毅，吉林建筑大学。