摘要：以广东技术师范学院工业实训中心为例，从教务员工作与档案工作的关系、教务员必须具备档案学知识等方面论述了高校教务员掌握档案知识的重要性，并提出了提高教务员档案学整体素质的途径。
关键词：档案；高等职业教育；教务管理
中图分类号：G270文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2011）12-0295-02
高校的教务管理是学校管理工作的核心，是全面协调教学运行的神经中枢，是宏观控制和组织实施正常教学的中心。工业实训中心教务管理是我校教学管理的重要组成部分，是维系实训教学机制正常运转的枢纽，它的实质是设计和保持一种良好的教学环境，组织教学人员进行活动，使教师和学生在实训教学活动中达到既定的教学目标，确保教学质量，培养合格人才。教务员作为实际从事工业实训中心教务管理的工作者，其素质的高低影响着实训教学的工作效率及工作质量。教务员工作与档案工作相互关联，密不可分，教务员的地位和作用决定了教务员除具备行政学、管理等学科知识外，还必须具备档案学知识，因而当前教务工作的开展，要与档案工作规范衔接。
一、工业实训中心教务员工作与档案工作相互关联
工业实训中心是我校实训基地，实训中心教务员的主要职责是每学期审查核对二级学院上报的教学实训计划，按时完成在工业中心的实训课程安排。并根据工业中心的实训特点，每周编制实训课表、对外开放实训表。制订每学期教师的实训教学轮值计划，并对每天实训教学和实训设备使用情况进行监督，作好原始记录。与各二级学院教学部之间联系，互通信息，及时反馈各二级学院师生在工业中心的实训教学情况。按教务处的有关规定，为师生实时办理停课、调课、补课、申请实训课室手续。完成每学期的教学信息收集、整理、统计、存档上报工作。实训中心教务员的职责决定了教务员在工作中形成并掌握着大量有价值的文件资料，例如，实训课程表、对外开放实训表等教务档案，它们是学校教育事业发展的真实记录，是本科教学评估检查的依据，是学校档案部门收集保管的重点，因此教务工作和档案工作存在相互依存的关系。
另一方面，教务员的档案学素养高低是决定教务档案质量好坏的前提。工业中心教务员是实训基地必设的工作人员，是保证实训教学顺利开展的助手和文书档案的管理者。教务档案资料的价值，关键在于文件资料的质量。而文件资料的质量，又取决于教务工作人员的自身素质[1],[2]。随着工业实训中心实训课程的增加和实训功能的进一步发展完善，对教务员的要求越来越高，对教务文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视。教务员要提高自己的综合素质，平时工作中注意收集、统计和保管各种文件材料，做到有据可依，随手可查，为提供准确、全面、详实、有价值的原始资料，提高档案质量创造条件，保证教学档案的完整性、规范性及延续性。
二、工业实训中心教务员应具备档案学素养
工业实训中心教务工作与档案工作紧密相联，因此，教务员应具备档案学知识，这是提高档案质量的基础。
（一）教务员要了解档案的收集知识
高校档案收集工作是档案管理工作的开始，是贮存档案信息资源的重要途径，实现档案集中统一管理的前提。教务员只有了解收集方面的知识，才能掌握档案收集的方法、内容、范围及要求，为档案工作的开展奠定基础，做到收集的文件材料准确完整，并能对其他部门进行有效指导。
（二）教务员要把握归档文件整理原则和方法
归档文件就是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程[4]。教务员在归档文件整理过程中要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。教务员要把握好归档的范围与质量，凡是工业实训中心各项工作和教学活动中形成的应归档的文件材料必须收集齐全、完整；对破损文件进行裱糊；文件材料如有字迹扩散及圆珠笔、铅笔、纯兰墨水书写等情况，应当进行复制；不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面，以便于档案的利用和保管；要把握归档的方法，按照文件的基本特征进行归档文件整理分工，保持文件之间的密切联系；要把握归档的步骤，做好文件材料整理工作，补充缺漏和清理重复或不需归档的文件材料，拟写案卷标题，进行卷内文件材料的系统排列，编写页号，填写卷内目录，填写备考表，装订，填写案卷封皮，案卷排列、编写案卷号，填写案卷目录[3]。例如，整个工业实训中心各个实训室每个学期课程表的整理和归档，如果教务员不具备归档文件整理技能，就不可能对这些教学档案进行保管、编研和利用，将制约着教务工作和档案工作的顺利开展。只有在工作中按文件归档工作的要求，不断探索归档工作的方法和步骤，才能提高自己的综合技能。
（三）教务员要掌握档案的保管技术
保管工作是整个档案工作的重要组成部分，根据档案的价值、载体和状况，采取存放和安全保护措施的一项工作。保管技术包括档案室管理、档案借阅、计算机网络的保密、缩微复制和档案修补等[2]。档案的借阅是实现档案价值的手段，教务员要熟练掌握其操作技能，能够进行技术操作和管理，才能实施有效监控。例如，工业实训中心的实训课程表，纸质文档按照学期进行分类装订成册，贴上标签后入柜保存。要借阅的老师首先向工业中心教务员提出书面申请，然后在教务员的指引下查找到欲借阅的课程表。
三、提高教务员档案学整体素质的途径
教务员要做好档案工作，除必须具备良好的思想政治素质、职业道德素质外，还必须具备较高的档案业务素质，确立教育档案工作的新观念、现代意识和创新精神。
（一）加强高校教务员档案知识的学习，并对现有人才进行培训，选派教务员到开设档案专业的大学进行长短期结合的培训，提高档案学素质
首先要加强高校教务员档案法规、办公自动化及业务学习。一是努力学习《档案法》及其他法律法规和规章制度，既做到深知熟记，又能在处理问题时融会贯通。二是加强办公自动化学习，熟练掌握现代化办公技能。作为教务员，必须努力掌握使用现代办公设备的能力，努力学习掌握计算机、互联网知识，应经常参加有关计算机网络系统知识及操作技能的培训班。三是系统学习档案学学科知识，重视理论与实践的联系，用理论指导实践，又从工作实践中总结经验，只有书本知识而没有实际经验，处理问题就可能脱离实际。
第二，加强对教务员档案知识的培训学习，对现有人才进行培训，选派教务员到开设档案专业的大学进行长短期结合的培训，努力提高教务员队伍的档案学素质。学校应与开设档案专业的大学建立合作长效机制，采用短期培训或长期培训的方式，全面提高教务员队伍的整体档案素养。
（二）发展档案教育，全面提高教务员的素质
档案教育的发展是档案事业发展的必然结果，也是档案事业继续发展的必要条件。建设一支能适应现代化档案工作需要的政治强、作风实、业务精、素质高的文档队伍，发展档案教育意义重大[3]。档案教育是一项投资少、见效快的措施，向高校教务员宣传普及档案学知识，以提高教务员队伍的档案工作意识，从而为档案工作的开展提供良好的条件。各高校要把档案普及教育纳入学校工作的重要议事日程，并予以足够重视。在现有的基础上完善和提高档案教育，并逐步形成一个多层次、多模式、多元化的档案教育体系。
（三）坚持团结干事，为开展业务研究和指导各部门、各院系的档案工作营造良好氛围
安排档案工作理论水平高、经验丰富的人到基层督促指导档案工作，要针对他们教务档案工作中存在的薄弱环节给予指导，才能不断提高基层教务员档案素质。召开办公室业务研讨会，对教务员及档案人员进行培训，使他们知晓法规、精通业务。
结束语
提高教务员的档案学素养，学院领导应给予重视，在制度、人员、物质上给予支持。教务员也要通过各种途径积极提高自身素质，更好地为学校各项工作服务。
参考文献：
[1]翟翠萍.试论高校档案管理人员应具备的综合素质[J].漯河职业技术学院学报,2009，(8):157-158.
[2]李洁琳.浅谈新形势下档案人员应具备的素质[J].科技资讯,2009，(21):218.
[3]王丽梅.浅谈档案人员应具备的素质[J].黑龙江科技信息,2008，(6):59-60.
[4]李晓平,毛振华.档案管理人员应具备的基本素质[J].兰台纵横,2008，(10):172.
Archives Management Attainment Required for a College Academic staff
——Taking Industrial Training Center of Guangdong Polytechnic Normal University as example
OU Wei-hong，YANG Nan-yue
（Industrial Training Center of Guangdong Polytechnic Normal University, Guangzhou 510665, China）
Abstract: Taking Industrial Training Center of Guangdong Polytechnic Normal University as example, this article described the relationship of a college academic staff’s work and archives work. It discussed the importance of archives knowledge for college academic staff, and proposed the way to improve college academic staff’s archives work level.
Key words: Archives; Higher Vocational Education; Educational Administration