[关键词]电子文件；收集；归档
一、电子文件收集的必要性
（一）草稿性电子文件处于“自生自灭”状态
目前，使用电子计算机进行办公和事务处理的单位，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视，有相当一部分电子文件未被保留，而是被新起草的电子文件不断的覆盖，或因其存储载体用于其他信息的存储而被清洗。相反，不少单位在开发利用档案信息资源过程中，正在耗费大量的人力、物力，把纸质档案变成电子化，即把纸质文件扫描输入计算机，有的以图形方式存储，有的要转化成文本文件。草稿性电子文件，包含着许多重要修改过程的信息，有的具有查考价值，但如果能把草稿性电子文件保留好，将来做这项工作将会方便很多。
（二）辅助性电子文件处于无人管理状态
在一些单位的自动化办公网络系统中，虽然纸质文件仍然是正式文件，但已开始把电子文件作为辅助性文件使用。如为提高效率，在发文时，先经过网络发送电子文件，接收单位先按电子文件承办，正式的纸质文件随后按正常發文程序发送。采用这种工作方式的单位，人们对电子文件比较重视一些，但是，一旦纸质文件到手电子文件就常常处于无人管理的状态。随着辅助性电子文件的增多，为了接受新的电子文件，部分原来的电子文件往往被清除掉。由于这部分电子文件未认真进行保管，而且可以随意对其进行增删等操作，使得其原始性、真实性、完整性受到破坏。
（三）正式电子文件往往只进行了逻辑归纳
有的单位把电子文件作为正式文件使用，而纸质拷贝件则作为辅助性文件。这些电子文件在网络中的安全保护已引起一定程度的重视，但就其归档管理来说，存在着很多问题，如有的办公自动化系统在设计时，对电子文件的归档考虑不周，措施不够严密，仅设计了逻辑归档功能，也就是电子文件生成存在位置，归档后仍未改变，只是把与其相关的目录信息归到档案部门使用的终端上，而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上。这样，一旦网络系统出现问题，电子文件就有可能丢失。
（四）有些电子文件的存储载体不安全，信息记录格式不标准
由于没有统一的规定，对电子文件的存储载体选择往往会有随意性。现实中，很多单位的电子文件就直接存储在硬盘存贮器上。一般情况下硬磁盘比较可靠且存取效率较高，但他不便于脱机保管，所以，当系统出现故障时或被病毒感染，就极易造成数据的损失。也有一些单位的电子文件以软磁盘作为存储载体，由于软磁盘极易损坏，其可靠性和保管期限都存在着较大隐患。
（五）对电子文件生成的设备环境数据，缺少登记，对一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施
电子文件的生成环境相对具有一定的复杂性，而且电子文件具有对设备的依赖性。在保留电子文件时，应注意保留其相关软件及设备的各种必要参数。
二、电子文集收集的范围
（一）对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，一般情况下可不予收集。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其收集。
（二）对起辅助证实作用的电子文件，则应及时列入收集范围，并与其相应的纸质文件建立标识关系。
（三）对于电子文件生成的软硬件环境和元数据，也应加强管理并列入收集范围。
三、电子文件的收集需求
（一）对“无纸化”系统生成的电子文件，应当由更严格的措施，确保电子文件不被非正常改动，同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
（二）对在网络系统中处理流转状态，暂时无法确定其保管责任电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
（三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件的存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。
（四）对于扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应转换成通用格式。
（五）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
四、电子文件的归档
（一）归档前管理
档案人员应有超前指导意识，提前深入立卷部门进行业务监督和指导，指导如何掌握收集原则，如何实施“双套制”收集，如何鉴定电子文件，如何保持其原始性和真实性，如何分类存盘等。
（二）归档后管理
1.接收。采取电子文件与纸质文件同步接收归档的方法。对电子文件的接收，档案部门应指定专人负责并管理，实行档案馆（室）负责人、责任人、微机操作员共同负责制。对移交上来的电子文件，档案部门必须当场验收软盘质量，核对《机读文件目录》填写《磁盘标签》，验收合格后再归档的软盘上贴上标签，注明全宗号、软盘号、移交时间，并与移交人分别在标签上签名，同时加盖档案部门公章，以示严肃性和有效性。
2.分类。对归档的电子文件软盘由档案部门通过计算机进行转换分类，一般采用按年度——组织机构——问题进行分类。
3.刻录。是指将编辑处理后的数据由档案部门刻录在统一购置的一次性光盘上，一般刻录两张，一张封存保存，一张备用保存。
4.编号。结合本单位指定的《档案分类编号方案》采用“年编号-分类号-流水号”给贮存电子文件的光盘编号，但每盘内需附上《机读文件目录》，贴上标签。
5.保管。档案部门将归档盘统一放入光盘盒内，实行防磁专柜保管，树立存放，避免挤压，并定期做好环境、气候变化记录，及时调节温湿度；定期检查所保管电子档案的质量，随时做好检查后记录；设定查询归档电子文件的权限和范围，确保电子档案的安全与保密。
6.利用。电子档案的利用除按纸质档案利用的有关规定执行外，还必须做到：凡封存保存的光盘不得外借；凡拷贝电子文件须经档案部门负责人同意；凡网上提供利用电子文件须按规定权限执行；凡查阅电子文件一可在专用于转存刻录的计算机上直接点击查找；二可通过备用保存的“光盘”查阅。□（编辑/永安）